ausschreiben24.com in der Praxis
Lernen Sie hier unsere Referenzprojekte kennen!
Energieversorgung Oberhausen
Sicherheit erhöht
Beim Umgang mit öffentlichen Ausschreibungen gilt es, vieles zu bedenken. Mit ausschreiben24.com wird bei der Energieversorgung Oberhausen AG jetzt jeder Schritt dokumentiert und auf Knopfdruck einsehbar.
„Das war ein riesiger Aufwand“, sagt Thorsten Löll, Referent im Einkauf bei der Energieversorgung Oberhausen AG. Er kann sich noch an Zeiten erinnern, als potenzielle Bieter per Post angeschrieben wurden. Pro Schreiben mussten alleine 40 bis 50 Seiten kopiert werden. Diese wurden dann teilweise mit Fotos und USB-Sticks sowie voretikettierten Rückumschlägen verschickt. Die Angebote, die zurückkamen, mussten per Hand in Excel-Tabellen übertragen werden. Der Grund für den großen Aufwand waren besonders strenge Richtlinien für den Umgang mit öffentlichen Ausschreibungen. „Die Anforderungen sind nach wie vor hoch. Aber heute ist es deutlich einfacher, ihnen zu genügen“, so Löll.
Leichte Bedienbarkeit
Die Hauptvorteile von ausschreiben24.com sind für die Energieversorgung Oberhausen die leichte Bedienbarkeit und der Umstand, dass die Lösung webbasiert ist: „Wir haben es schon erlebt, dass kleine Handwerksbetriebe Programme wie Excel nicht auf ihrem Rechner hatten und sich deswegen an Ausschreibungen nicht beteiligen konnten. Einen Internetzugang hat dagegen jeder und dank der leichten Bedienbarkeit stellt auch für sie der Umgang mit der Lösung kein Problem dar“, so Löll. Für Monika Wiemer, ebenfalls Referentin im Einkauf bei der Energieversorgung Oberhausen AG, ist zudem die Verfahrensakte von großer Bedeutung: „Jeder Schritt wird dokumentiert und ist auf Knopfdruck einsehbar. Das erhöht die Sicherheit enorm“, erklärt sie.
Nagel-Group
Einkauf vereinfacht
Es sind indirekte Güter wie Investitionen über Lkw und Auflieger, diverse Verbrauchsgüter sowie Dienstleistungen aller Art, mit denen es der Einkauf der Nagel-Group zu tun hat. Um den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden, setzt der internationale Anbieter für Lebensmittellogistik bei der Beschaffung auf ausschreiben24.com.
„Eine große Herausforderung besteht für uns darin, die heterogenen Anforderungen einer Ausschreibung von indirekten Gütern und Dienstleistungen über eine systemgestützte Plattform abzudecken. Daher haben wir eine flexible Ausschreibungslösung gesucht – und gefunden: ausschreiben24.com“, sagt Thomas Menzel, Leiter Zentraleinkauf bei der Nagel-Group. Er und sein Projektteam entschieden sich im Winter 2013 für die Einführung der flexiblen Mitmachplattform aus dem Hause prego services. Ausschlaggebend war zum einen die hohe Benutzerfreundlichkeit. „Die Lösung ist selbsterklärend und daher sofort nutzbar. Da es sich um eine Cloud-Lösung handelt, fällt zudem eine Implementierung auf den eigenen Rechnern weg“, erklärt Menzel.
Verbesserte Vergleichbarkeit
Darüber hinaus spielten Überlegungen zur Wirtschaftlichkeit und Prozessoptimierung eine wichtige Rolle. „Die Datenübermittlung erfolgt jetzt einheitlich und elektronisch. Das verbessert die Vergleichbarkeit von Anbietern und Angeboten“, so Menzel. Zuvor wurden die Ausschreibungsinhalte und Leistungsverzeichnisse von den Fachbereichen erstellt. Sie gingen dann per Post oder E-Mail entweder an den Zentraleinkauf oder direkt an die Lieferanten. Auch telefonische Preisabfragen kamen vor. Mit dem Einsatz von ausschreiben24.com können dagegen alle Schritte in einem System abgebildet werden. Redundanzen und Medienbrüche werden vermieden und die Vergaben objektiv nachvollziehbar. Da alle Daten elektronisch bereit stehen, verbessert sich zudem die Revisionssicherheit.
Warsteiner Gruppe
Medienbrüche beseitigt
Die Warsteiner Gruppe nutzt ausschreiben24.com, um den gesamten Einkaufsprozess in einem System durchzuführen. Das aufwändige und fehleranfällige Übertragen von Daten per Hand entfällt.
Madeleine Knoop, Zentraleinkäuferin bei der Warsteiner Gruppe, war auf der Suche nach einer Anwendung, die auch für den Einsatz in einem mittelständischen Unternehmen geeignet ist und bei der der Investitionsbedarf angemessen ist. Durch eine Broschüre für die BME-eLösungstage wurde sie auf ausschreiben24.com aufmerksam. Nach einer mehrmonatigen Testphase, bei der auch eine Abstimmung mit der IT- und der Revisions-Abteilung sowie Tests mit ausgewählten Geschäftspartnern erfolgte, fiel die Entscheidung zugunsten von ausschreiben24.com.
Hohe Akzeptanz
Eine wichtige Rolle bei der Entscheidungsfindung hatten die Rückmeldungen der Lieferanten gespielt. „Wir waren uns zunächst nicht sicher, wie hoch die Akzeptanz der Umstellung sein würde. Die Resonanz war dann aber durchweg positiv“, so Knoop. Hervorgehoben wurde von den Lieferanten insbesondere der intuitive Aufbau der Lösung. Zu Beginn kam die Lösung bei der Privatbrauerei nur für die Beschaffung von Werbemitteln zum Einsatz, später wurde der Rollout auf weitere Warengruppen vorgenommen. Mit der Einführung von ausschreiben24.com kann Warsteiner sein Ziel zur moderneren digitalen Abwicklung von Geschäftsprozessen weiter konsequent ausbauen.
LEAG
Einkaufsprozess digitalisiert
Die Lausitz Energie Bergbau AG (LEAG) und die Lausitz Energie Kraftwerke AG mit Sitz in Cottbus nutzen ausschreiben24.com, um ihren gesamten Einkaufsprozess digital abzubilden. Der Versand von Unterlagen per Post sowie die Ablage in einem Papierarchiv werden überflüssig.
„Die Digitalisierung bietet Unternehmen vielfältige Möglichkeiten, um bestehende Abläufe und Strukturen zu verbessern. Unser Ziel war es, die Arbeit im Einkauf einfacher und übersichtlicher zu machen“, sagt Oliver Mrosk, Mitarbeiter aus dem Einkaufsbereich der LEAG. Das größte ostdeutsche Energieunternehmen kauft jährlich Waren und Dienstleistungen mit einem Volumen von über 800 Millionen Euro ein. Für Preisabfragen mussten bisher in der Regel alle benötigten Unterlagen ausgedruckt und teilweise mit einer CD-ROM versehen den potenziellen Lieferanten per Post zugeschickt werden
Aufwand reduziert
Über eine von der top flow GmbH programmierte Schnittstelle zum SAP-ERP-Modul Materialwirtschaft (MM) kann mit ausschreiben24.com jetzt der gesamte Einkaufsprozess von der Bestellanforderung über die Kommunikation mit den Bietern bis zur rechtssicheren Dokumentation digital abgebildet werden. Mrosk zieht eine positive Bilanz: „Der Aufwand für die Ausschreibungsphase ist gesunken, die Möglichkeiten zur Nachverfolgung bei laufenden Ausschreibungen wurden signifikant verbessert und durch die zentrale Ablage sind auch Vertretungsarbeiten viel leichter geworden. Alles ist an seiner Stelle und muss nicht mehr mühsam in Papierablagen gesucht werden“, erklärt er.
Schweizerische Bundesbahnen
Telefonate überflüssig gemacht
Drähte aus Kupfer, Muttern und Schrauben aus Stahl: Die Schweizerischen Bundesbahnen nutzen ausschreiben24.com für bestimmte Wertstoffauktionen. Die zuvor üblichen telefonischen Preisabfragen gehören der Vergangenheit an. .
„Bevor wir mit ausschreiben24.com unsere Wertstoffverkäufe mittels Forward-Auktionen durchgeführt haben, gingen wir jeweils telefonisch auf die relevanten Partner und mögliche Interessenten zu“, sagt Stefan Linder, Reporting Monitoring & Planung im Kompetenzzentrum Entsorgung und Tankanlagen der SBB AG. Die Schweizerischen Bundesbahnen (SBB) als größtes Transportunternehmen der Schweiz führen regelmäßig Auktionen für rückgelieferte und sortierte Materialien aus dem Fahrleitungs- und dem Fahrbahnbereich durch. Dazu zählen primär Drähte aus Kupfer sowie Platten, Federn, Schrauben und Muttern aus Stahl.
Gute Zusammenarbeit
Die elektronische Ausschreibungslösung ausschreiben24.com ist vor allem bei Einkäufern als Plattform für die Beschaffung bekannt. Aber auch für den Verkauf wird die Anwendung bereits eingesetzt. „Der Hauptvorteil von ausschreiben24.com besteht in der besseren Transparenz. Zudem gelten für alle Bietenden die gleichen Bedingungen und somit dieselben Chancen. Darüber hinaus schätzen unsere Partner die einfache Handhabung und die Möglichkeit, ortsunabhängig von einem Smartphone oder Tablet aus auf die Plattform zugreifen zu können“, so Linder.
bofrost*
Einkaufsprozess standardisiert
Ein System für alle: Die bofrost* Dienstleistungs GmbH & Co. KG kann mit ausschreiben24.com ihre Beschaffung von technischen Produkten einheitlich und für jeden nachvollziehbar durchführen.
„Bisher stand es den Mitarbeitern des technischen Einkaufs frei, wie sie ihre Ausschreibungen vornehmen. Dabei hatte natürlich jeder eine eigene Herangehensweise“, sagt Lars Jankowski, Abteilungsleiter Technischer Einkauf bei der bofrost* Dienstleistungs GmbH & Co. KG. Er und seine zwölf Mitarbeiter sind für die Beschaffung eines Großteils der benötigten Güter, von Dienstleistungen und Energie für den Hauptsitz in Straelen und die 115 Niederlassungen in Deutschland sowie weitere definierte Länder zuständig. Organisiert ist der technische Einkauf nach dem „Lead-Buyer-Konzept“. Danach trägt jeweils ein Mitarbeiter für eine bestimmte Einkaufsgruppe die Verantwortung.
Positive Bilanz
Vor allem die Möglichkeit, „Reverse Auktionen“ durchführen zu können, war für Jankowski interessant. Dabei werden zunächst verschiedene Lieferanten zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Der Bieter mit der günstigsten Offerte erhält dann nach Ablauf der vorgegebenen Zeit den Zuschlag. Jankowski zieht für den Technischen Einkauf eine positive Bilanz: „Unser Aufwand ist schon jetzt erkennbar geringer. Es gibt keine Medienbrüche mehr, wir erzielen bessere Preise und mit der Verfahrensakte ist der gesamte Verlauf einschließlich der Kommunikation mit Bietern jederzeit für alle Kollegen im Team nachvollziehbar, auch wenn ein Projekt schon abgeschlossen ist. Bei einem internationalen Unternehmen wie bofrost* ist dies eine große Bereicherung“, erklärt er.
Walser GmbH
Transparenz erhöht
Die Walser GmbH bezieht den Großteil ihrer Waren aus Übersee, vorwiegend aus China. Um die Effizienz und die Transparenz beim Einkauf zu erhöhen, setzt der Spezialist für automotive Innenausstattung auf ausschreiben24.com.
„Für uns gibt es keinen Beschaffungsmarkt im deutschsprachigen Raum. Deswegen verwenden wir auch ausschließlich die englische Version von ausschreiben24.com“, sagt Markus Fleisch, Chefeinkäufer bei der Walser GmbH. Das Unternehmen lässt weltweit von Partnern Autozubehör wie Sitzbezüge, aber auch Artikel für Sport und Freizeit produzieren. Fleisch war wichtig, dass alle am Beschaffungsprozess beteiligten Mitarbeiter dasselbe System nutzen: „Wenn jemand zum Beispiel krankheits- oder urlaubsbedingt eine Vertretung übernimmt, dann soll er sich nicht erst durch andere Ordnerstrukturen kämpfen oder gar persönliche E-Mails durchsuchen müssen“, erläutert er.
Problemlose Einführung
Zu Beginn war sich Fleisch nicht sicher, wie die Einführung bei den internationalen Lieferanten ankommen würde. Daher schickte er zunächst einigen chinesischen Anbietern zu Testzwecken lediglich eine Nachricht mit dem Hinweis, einem Link zu folgen. Zu seiner Überraschung gab es nicht einmal eine Nachfrage. „Unsere Lieferanten konnten das von der ersten Sekunde an. Schwierigkeiten aufgrund von kulturellen Unterschieden konnten wir nicht feststellen“, so Fleisch. Nach und nach wurden dann weitere Länder miteinbezogen. Auch vermeintlich schwierige Fälle waren darunter: „Wir hatten gehört, dass es bei einigen nordafrikanischen Ländern große Vorbehalte gegen die Nutzung einer elektronischen Lösung geben soll. Aber selbst dort wurde das System anstandslos akzeptiert“, erläutert Fleisch.
